La impresora es la parte fácil
Cuando una empresa decide imprimir sus propias credenciales, la conversación arranca casi siempre por la impresora: qué modelo, simple o doble faz, cuánto rinde la cinta. Lo cubrimos en el primer artículo de esta serie.
Pero lo que define si el proceso funciona en el día a día es otra cosa: cómo llegan el nombre, el documento y la foto de cada empleado hasta la tarjeta. Ahí hay cuatro caminos, y elegir mal significa que alguien de facilities o RR. HH. termine cargando credenciales a mano, una por una, todos los meses.
Opción A: imprimir directo desde el PDF
Las impresoras de credenciales corporativas, como la Evolis Primacy 2, instalan un driver de Windows como cualquier impresora. Si el diseño está armado al tamaño exacto de la tarjeta, se imprime desde el visor de PDF con Archivo › Imprimir, sin ningún software adicional.
- Sirve para: volúmenes chicos, diseños que ya existen y pruebas.
- El límite: cada credencial es un archivo. Para cambiar nombre y foto hay que editar el diseño en Illustrator, Corel o el programa que se use, exportar e imprimir. Con un par de ingresos por mes alcanza; con una mudanza de toda la dotación, no.
- El detalle que más falla: el tamaño. Una credencial vertical CR80 mide 54 × 85,6 mm; si el PDF está en A4 con la tarjeta “dibujada” en el medio, el driver la escala y el resultado sale corrido. Conviene validar el archivo real contra la impresora antes de comprar, no después.
Opción B: el software básico que viene con la impresora
Las impresoras traen sin costo un software de personalización de tarjetas. No es un programa de diseño, y conviene saberlo antes de esperar otra cosa:
- El arte de fondo (logo, colores, franjas) se diseña afuera, en Illustrator o Corel, y se importa como imagen JPG. No toma PDF ni archivos nativos de Illustrator.
- Sobre ese fondo se ubican campos de texto (fuente, tamaño, color) y el recuadro de la foto.
- La foto se toma de un archivo JPG o se captura en el momento con una webcam. La webcam no viene incluida y no hace falta una marca en particular; si las fotos ya existen en una carpeta, no es necesaria.
- La carga es tarjeta por tarjeta: alguien tipea nombre y datos de cada empleado.
Es un paso adelante respecto del PDF, porque el diseño queda fijo y solo cambian los datos. Pero sigue siendo trabajo manual por credencial.
Opción C: software con base de datos (impresión por lote)
Acá cambia el modelo de trabajo. Un software como eMedia-Cards CS se conecta a una planilla de Excel con una fila por empleado: nombre, apellido, documento y la ruta del archivo de su foto. El diseño se arma una vez, se vinculan los campos a las columnas de la planilla, y la impresión pasa a ser un lote: todos los registros, un rango, o los que cumplan una condición (por ejemplo, los ingresos de este mes).
Lo que más valoran los equipos que lo operan:
- Dos modos separados: el modo diseñador, donde se arma la plantilla, y el modo operador, donde solo se imprime. El diseño se protege con contraseña, así que quien imprime no puede romperlo por accidente y no necesita saber de diseño.
- La persona que opera solo valida que la foto esté bien encuadrada antes de mandar el lote. Ese es todo el trabajo manual que queda.
- Códigos de barras y QR generados desde los datos de la planilla, y codificación de banda magnética ISO para cuando la credencial tenga que abrir puertas o marcar asistencia.
- Licencia perpetua, pago único, sin mantenimiento anual.
La edición Standard trabaja con Excel, sin límite de registros. Las ediciones Professional y Expert se conectan a bases de datos (SQL Server, MySQL, Oracle, Access) por ODBC, admiten fórmulas y scripts para armar el contenido de la tarjeta y se integran a aplicaciones propias. Para la mayoría de las empresas, si RR. HH. puede exportar una planilla, la Standard alcanza.
Opción D: desarrollo propio con el SDK de la impresora
Las impresoras exponen un SDK para que un sistema propio (un software de RR. HH., un control de acceso) mande a imprimir directamente. Es la opción con más control y la de mayor costo: requiere un desarrollo y su mantenimiento. Tiene sentido cuando la credencial forma parte de un sistema que ya existe y se emite desde ahí; para el alta de empleados de una oficina, las opciones B o C la resuelven sin código.
| A · PDF | B · Software incluido | C · Base de datos | D · SDK | |
|---|---|---|---|---|
| Costo de software | Ninguno | Ninguno | Licencia única | Desarrollo |
| Carga de datos | Editar el diseño | Manual, tarjeta por tarjeta | Planilla Excel o base | Desde el sistema propio |
| Impresión por lote | No | No | Sí | Sí |
| Quién lo opera | Alguien que sepa diseño | Cualquiera, con tiempo | Cualquiera, en minutos | El sistema |
| Ideal para | Pocos ingresos, pruebas | Volumen bajo y regular | Mudanzas, altas mensuales | Integraciones existentes |
La letra chica: la licencia es de la PC, no de la impresora
Este es el punto que más sorprende en la puesta en marcha, y conviene resolverlo antes de instalar:
- La licencia se activa en una computadora, no en la impresora. Desde esa PC se puede imprimir en cualquier impresora de tarjetas compatible, pero desde otra PC no.
- Para cambiarla de equipo hay que desactivarla primero en la PC donde está instalada y recién después activarla en la nueva.
- Si la PC se rompe y no se puede desactivar, el fabricante del software hace la desactivación manual desde su servidor, en alrededor de 48 horas hábiles.
- Esa desactivación se puede hacer hasta 3 veces. A la cuarta, la licencia se pierde.
La edición Standard es de licencia individual: una PC. Si dos personas en dos puestos distintos tienen que imprimir, hay dos caminos: definir una estación de impresión compartida, o ir a la edición Expert, que admite licencia de red para hasta 10 computadoras en la misma red.
Caso real: la instalación que hubo que reprogramar
Recientemente pusimos en marcha una impresora Evolis Primacy 2 con eMedia-Cards CS Standard en una empresa de tecnología con operación regional. Eligieron la opción C: el equipo de facilities ya tenía la planilla de empleados y una reimpresión masiva de toda la dotación por delante.
Tres cosas de esa puesta en marcha que se repiten en casi todos los proyectos:
- La instalación depende de la agenda de IT del cliente, no de la entrega. La impresora llegó en tiempo, pero el día previsto para instalar el software el equipo de sistemas del cliente estaba tomado con otra prioridad. Se reprogramó y se resolvió en forma remota, por escritorio remoto, en el horario que le quedó cómodo al cliente. La visita presencial existe, pero en este caso no hizo falta.
- El instalador correcto. La página de descarga ofrece más de un instalador, y elegir el de otra edición deja el software sin activar. Le indicamos cuál correspondía a su licencia antes de que perdiera tiempo.
- ¿En qué PC va la licencia? El cliente quería que la impresión estuviera disponible desde las computadoras de dos personas del equipo. Con una licencia individual, eso obliga a definir cuál de las dos máquinas queda como estación de impresión, o a pasar a una licencia de red. Lo verificamos con el servicio técnico antes de activar, y de esa consulta sale la letra chica de la sección anterior.
Ninguna de las tres es una falla del producto. Son decisiones que, si nadie las anticipa, aparecen el día de la instalación con la impresora ya en el escritorio.
Antes de comprar el software, tres preguntas
- ¿De dónde salen los datos? Si existe una planilla o un sistema de RR. HH. que exporta nombre, documento y foto, la impresión por lote (opción C) ahorra horas desde el primer mes.
- ¿Cuántas personas van a imprimir, y desde dónde? Una sola estación de impresión alcanza con licencia individual; varias personas en varios puestos piden licencia de red.
- ¿La credencial va a hacer algo más que identificar? Si en el futuro tiene que abrir un molinete o marcar asistencia, conviene elegir hoy un software que codifique banda magnética o chip, aunque al principio no se use.
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