El problema no es la tarjeta: es la persona que entra el lunes sin credencial
La mayoría de las empresas resuelve las credenciales de sus empleados con una imprenta o un proveedor de tarjetas. Funciona bien el día que se imprime la dotación completa. El problema aparece después, con el goteo de ingresos: el proveedor trabaja con mínimos de 100 tarjetas por pedido, y una empresa que incorpora un par de decenas de personas por mes queda atrapada entre dos opciones malas:
- Juntar ingresos hasta llegar al mínimo, y que la persona nueva pase semanas entrando con una tarjeta provisoria, pidiendo que le abran la puerta o sin poder usar el control de acceso.
- Pagar un pedido de 100 para imprimir 20, y repetir la operación el mes siguiente.
Ninguna de las dos es un problema de imprenta. Es un problema de proceso: la credencial forma parte del alta del empleado, igual que la notebook o el usuario de red, y debería estar lista en la primera o segunda semana.
Cómo funciona una impresora de credenciales (y por qué la cinta define el costo)
Las impresoras de tarjetas corporativas, como la Evolis Primacy 2, imprimen por sublimación de color sobre tarjetas de PVC formato CR80 (el tamaño de una tarjeta de crédito, 0,76 mm de espesor). El insumo que manda es la cinta, y entenderla evita la mayoría de los errores de cálculo.
La cinta YMCKO: cinco paneles, un rendimiento fijo
La cinta color estándar se llama YMCKO por sus cinco paneles:
| Panel | Qué imprime |
|---|---|
| Y, M, C (amarillo, magenta, cian) | La foto y los colores del diseño, por sublimación |
| K (negro resina) | Textos, códigos de barras y QR con borde nítido |
| O (overlay) | Una capa transparente que lamina y protege la impresión |
El dato que más se malinterpreta: la cinta rinde 300 impresiones por rollo, sin importar cuántos colores tenga el diseño. Una credencial con un logo monocromo consume lo mismo que una con foto a todo color, porque la impresora pasa los cinco paneles igual.
Y el rendimiento es por cara, no por tarjeta:
- Simple faz con YMCKO: 300 tarjetas por cinta.
- Doble faz a color con YMCKO: 150 tarjetas, porque cada una consume dos impresiones.
- Doble faz con dorso solo en negro: existe la cinta YMCKOK, con un panel negro extra para el dorso, que rinde 200 tarjetas con frente color y dorso monocromo.
Antes de decidir si hace falta doble faz, conviene mirar qué va realmente al dorso. Si es un texto legal o un código de barras, YMCKOK sale bastante más eficiente que gastar dos pasadas color.
Velocidad y capacidad
Según la ficha del fabricante, la Primacy 2 imprime hasta 280 tarjetas por hora en simple faz color (170 por hora en doble faz), con un cargador de 100 tarjetas. En la práctica, una carga inicial de varios cientos de credenciales se resuelve en una mañana de trabajo, recargando el cargador entre lote y lote.
Simple o doble faz: no hace falta decidirlo para siempre
En la Primacy 2, la doble faz se habilita con una llave de activación que se instala en sitio. Una empresa que hoy imprime solo el frente puede arrancar con el modelo simple faz y habilitar el dorso más adelante, si incorpora banda magnética, un reglamento al dorso o un segundo código. No hace falta pagar hoy una capacidad que tal vez nunca use.
Cuánto dura una credencial impresa
Toda impresión con cinta YMCKO lleva el overlay transparente del último panel. Con eso, una credencial de uso diario dura entre 2 y 3 años, según cuánto se la doble, se la raspe o se la exponga al sol.
Para entornos más exigentes existe un módulo de laminación opcional que agrega un parche o barniz, con o sin holograma de seguridad: el mismo tipo de protección que llevan las licencias de conducir. Suma protección antifalsificación y lleva la vida útil a unos 5 años. Para una credencial interna de oficina no hace falta; para acreditaciones que habilitan accesos sensibles o que circulan fuera de la empresa, sí vale la pena evaluarlo.
Lo que nadie calcula: limpieza y garantía
- Garantía de fábrica de 3 años sobre la impresora, condicionada a usar cintas originales.
- Limpieza periódica: el fabricante define el primer ciclo de limpieza a las 1.000 tarjetas. El kit trae 5 tarjetas de limpieza con alcohol isopropílico, una por ciclo, así que rinde unas 5.000 tarjetas.
Ese segundo dato cambia la compra inicial. Una empresa que imprime unos cientos de tarjetas de entrada y después un par de decenas por mes tarda más de dos años en llegar a las 1.000. Comprar el kit de limpieza el primer día es inmovilizar plata en un insumo que no se va a usar por un par de años.
Caso real: la reimpresión masiva que puso en evidencia el mínimo de 100 tarjetas
Recientemente acompañamos a una empresa de tecnología con operación regional y varios cientos de empleados en el país. El disparador fue una reimpresión masiva por mudanza: había que volver a emitir la credencial de toda la dotación, y el equipo de facilities aprovechó para resolver el problema de fondo. Su proveedor de tarjetas exigía pedidos mínimos de 100 unidades, y la empresa incorpora un par de decenas de personas por mes.
Así lo resolvimos:
- Sesión técnica de 30 minutos con facilities antes de cotizar, con especialista en impresión de credenciales. Sobre la mesa se puso el volumen real (carga inicial más ingresos mensuales), el formato vertical del diseño de la empresa (55 × 85 mm) y quién iba a operar la impresora.
- Validación del archivo real en la reunión. El diseño que la empresa ya tenía se probó contra el driver de la impresora en el momento. No hubo que rediseñar nada.
- Configuración ajustada al uso, no al catálogo: Primacy 2 simple faz (la doble faz no hacía falta y se puede habilitar después), cinta YMCKO para cubrir la carga inicial, tarjetas con margen por encima de la dotación (en una carga masiva siempre hay pruebas de alineación y alguna reimpresión) y software con base de datos Excel para no cargar los empleados uno por uno. El kit de limpieza quedó afuera a propósito: con ese volumen no se iba a usar en los primeros dos años.
- Reserva del equipo mientras el cliente decidía, para garantizar entrega inmediata en la ventana de la mudanza.
La propuesta se aprobó menos de 24 horas después de enviada. La impresora se entregó directamente en las oficinas nuevas y la puesta en marcha del software se hizo en forma remota. La credencial pasó a imprimirla el mismo equipo que gestiona el alta, sin esperar a juntar un pedido mínimo.
Un detalle de planificación que conviene copiar: la primera cinta se consume entera en la carga inicial. Si hay una mudanza o una reimpresión masiva, la reposición de cinta tiene que estar prevista desde el principio, para que el primer ingreso del mes siguiente no se encuentre con la impresora sin insumo.
¿Conviene en tu caso? Tres preguntas para decidir
- ¿Cuántas personas entran por mes, y cuánto tardan hoy en tener la credencial? Si la respuesta es “un par de decenas” y “varias semanas”, el costo ya lo estás pagando en productividad y en seguridad, aunque no figure en ninguna factura.
- ¿Cuántas tarjetas del último pedido quedaron sin usar? Con mínimos de 100 y altas parciales, el sobrante es plata inmovilizada que se vuelve obsoleta en cuanto cambia el diseño o el logo.
- ¿Quién va a operar la impresora, y de dónde salen los datos? Si facilities o RR. HH. ya tienen una planilla con nombre, documento y foto de cada empleado, la impresión puede ser automática. Ese es el tema del segundo artículo de esta serie.
En Shandd dimensionamos la solución completa, no solo la impresora
Una impresora de credenciales mal dimensionada termina en un cajón: cinta que no alcanza, doble faz que nadie usa o un software que obliga a cargar cada tarjeta a mano. En Shandd la dimensionamos a partir de tu dotación, tu ritmo de ingresos y tu proceso de alta, la entregamos funcionando y te acompañamos con insumos y soporte técnico local durante toda su vida útil. Contactanos y armamos la configuración a medida de tu empresa.